För leverantörer

Information till dig som leverantör

Här samlar vi nyttig information till dig som leverantör till Helsingborgshem.

När du arbetar för oss

Som leverantör åt Helsingborgshem är du en del av vårt ansikte utåt. Som hjälp till dig i detta uppdrag har vi tagit fram information och riktlinjer som vi sammanställt i broschyren ”När du arbetar för oss”.

Fakturering

Helsingborgshem AB vill ha elektroniska fakturor från alla våra leverantörer. Elektroniska fakturor (e-faktura) är ett säkrare, effektivare och billigare och mer miljövänligt alternativ än pappersfakturor eller PDF fakturor.

Observera att PDF-faktura faktura via e-post inte räknas som e-faktura. Vår samarbetspartner InExchange kan hjälpa dig som leverantör att komma igång.

Så här gör du

• Gå in på www.inexchange.se för att få reda på hur ert företag enklast skickar e-fakturor till oss. InExchange har allt från webbregistrering av e-fakturor till lösningar för att skicka e-fakturor direkt från ert affärssystem.
• Här loggar du in och registrerar era fakturor via InExchange.
• Har ni redan en tjänst för att skicka e-fakturor kontaktar ni er befintliga e-fakturaoperatör vid behov av hjälp.
  Vårt GLN-nummer är: 7365560480673
• PEPPOL. Vi tar emot PEPPOL-fakturor, där vi har accesspunkt via InExchange. Vårt PEPPOL-ID är: 0007-5560480674. 

Uppgifter som måste finnas med på fakturan

Företagsnamn och faktureringsadress anges enligt följande:
Helsingborgshem AB
Box 3055
250 03 HELSINGBORG

Vårt organisationsnummer är 556048-0674.

Eventuella bilagor måste bifogas i fakturafilen.

Referenskontroll

För att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturorna har Helsingborgshem AB referenskontroll på fakturorna.
Detta innebär att samtliga fakturor som skickas till Helsingborgshem AB måste innehålla korrekt referens och/eller ordernummer.

Beställningar via leverantörsportal

På fakturor gällande beställningar som gjorts via vår leverantörsportal, måste arbetsordernummer (7 siffror) eller buntnummer med max 21 tecken (XXXX-XX-XXXX-ÅÅMMDD alt ÅÅÅÅMMDD) anges.

Arbetsordernummer/buntnummer ska anges i fakturafilen i fältet:
<cac:OrderReference>
<cac:BuyersID>1234567</cac:BuyersID>
</cac:OrderReference>

Om du är osäker på vilket fält detta motsvarar i ert ekonomisystem, vänligen kontakta er systemleverantör alternativt e-fakturaoperatör.

Beställningar utanför leverantörsportal

Referensen måste innehålla för- och efternamn på beställaren. Endast namnet ska anges. Referensen ska inte innehålla några siffror som telefonnummer, projektnummer eller liknande.

Referensen ska anges i fakturafilen i fältet:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>Per Persson</cac:ID>
</ RequisitionistDocumentReference>

I de många ekonomisystem motsvaras detta av fältet ”Er referens”. Finns fältet ”Er referenskod” skall för-och efternamn fyllas i även i detta fält. Om du är osäker på vilket/vilka fält detta motsvarar i ert ekonomisystem, vänligen kontakta er systemleverantör alternativt e-fakturaoperatör.

Medarbetare på Helsingborgshem AB som gör en beställning är skyldig att uppge en referens. Saknar ni referens vill vi att ni frågar beställaren efter det.

Kontakta gärna oss om ni har frågor kring referens: leverantorsreskontran@helsingborgshem.se